Хоча на дворі 21 тисячоліття, але немало комунальних підприємств продовжують вести облік в паперових книгах витрачаючи багато часу на розрахунки, пошук необхідної інформації та виправлення неминучих помилок. Команда
Мій Дім Online, спираючись на досвід своїх користувачів, спробувала розібратись, чому у сфері комунального господарства рідко застосовуються спеціалізовані програми для автоматизації обліку.
Недовіра до хмарних сервісів
Зараз розробники частіше створюють хмарне програмне забезпечення, замість програм, які необхідно встановлювати на власний комп’ютер. З продуктами, що виконують обчислення в хмарі, користувач може працювати з будь-якого місця де є доступ до інтернету. Такі програми більш уніфіковані, бо повинні задовольняти потреби багатьох замовників одночасно. Вони швидко оновлюються та виправляють помилки. Оскільки обчислення відбуваються на сервері виробника програми, а не на комп'ютері користувача, для роботи потрібні "легші" пристрої, такі як: планшети, недорогі комп’ютери, навіть телефони.
На жаль, переваги таких рішень не завжди очевидні для пересічних користувачів. Керівники комунальних підприємств вірять міфам, бояться втратити дані та контроль над ними. Насправді, віддаючи дані в хмару, ви довіряєте їх професійній команді, яка піклується про фізичний захист від втрати та викрадення ваших даних. Скільки є сумних історій про те, як голова котеджного містечка зникав разом з грошима та документами, а нова команда без успіху намагалася відновити втрачену інформацію. Або коли було пошкоджено жорсткий диск чи викрадено комп’ютер, і через це підприємство не може звести кінці з кінцями в нарахуваннях.
Тому, на нашу думку, недовіра до хмарних сервісів є наслідком елементарного не бажання розібратись в перевагах та недоліках такого рішення.
Комп'ютерна грамотність працівників, саботаж прогресу
Будь-які зміни викликають спротив — адже новому потрібно навчатись. На це потрібен час. Та ще й повсякденну роботу ніхто не скасовує. Працівник може бути експертом своєї справи, але рівень його комп’ютерної грамотності часто не є достатнім для роботи з новітніми технологіями. Тому на початку освоєння нових процесів потребує подвійних зусиль. Та як результат — підвищення ефективності та зручність в майбутньому.
Керівники це розуміють. Але рішення про впровадження новітніх технологій вони приймають на основі відгуків працівників, які повинні ці технології опановувати. А вони негативно сприймають всі зміни, що вимагають від них активних дій.
До того ж працівники бояться: якщо комп’ютер виконуватиме роботу двох або трьох працівників, то це призведе до звільнення людей. Люди сприймають це як особисту небезпеку та дають керівникові негативний відгук. Замість того, щоб заспокоїти людей та гарантувати їм комфортні умови праці, виділити час на навчання, керівник відмовляється від перебудови застарілого середньовічного процесу. Віз залишається на місці.
Хибна економія
На жаль, в Україні люди звикли не платити за програмне забезпечення. Витрати в одну тисячу гривень в місяць на сучасну систему обліку — мізерні для підприємства, яке надає комунальні послуги на сотні тисяч. Попри те, що ці кошти все одно сплачують кінцеві користувачі послуг, тобто жителі, підприємства вперто не хочуть автоматизувати облік. Підвищення суми квитанції для кожного окремого споживача на гривню або дві викликає неймовірний спротив.
Багато наших клієнтів жаліються на заборгованість населення та брак коштів на оплату спеціалізованого програмного забезпечення. Водночас вони не роблять ніяких активних кроків, щоб змінити ситуацію. Дослідивши статистику, ми з’ясували, що борги жителів знижується мінімум на 20% в перший місяць після того, як підприємство створює для них зручні та прозорі умови для оплати. Коли жителі розуміють за що вони платять, та не витрачають багато часу на черги в касах, рівень оплат суттєво підвищується. Один з наших клієнтів — садове товариство — розв'язувало питання із заборгованістю після того, як перестало збирати готівкові кошти, дало можливість платити через термінали та запровадило особисті кабінети мешканців для перевірки своїх квитанцій.
Відсутність єдиних рекомендацій та підходів до розрахунків, прозорість методів нарахування
ОСББ керується рішеннями загальних зборів співвласників. Часто на таких зборах вигадують невиправдано складні правила нарахування внесків. При цьому ніхто з власників не аналізує, як виконувати такі розрахунки, які будуть наслідки, що отримає об’єднання в результаті їх запровадження.
Наприклад, один з наших клієнтів запровадив нарахування пені, що залежала також від облікової ставки НБУ. Нарахування пені саме по собі не є простим завданням. А ставка НБУ може змінюватись протягом року. Уявіть кількість змінних, які потрібно безпомилково врахувати для такого розрахунку пені!
Держава також не пасе задніх в питанні плутанини. 22 листопада 2018 року Міністерство регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України Наказом № 315 затвердило “Методику розподілу між споживачами обсягів спожитих у будівлі комунальних послуг”. Це була непогана спроба запровадити єдиний стандарт нарахувань. З точки зору фізики, описані в документі процеси виглядають логічними. Проте методика не містить прикладів розрахунку, що могли б допомогти бухгалтерам. А головне — вона дуже складна для розуміння, як для працівників комунального господарства, так і для жителя.
В кінці 2019 року ми запрограмували в нашій системі деякі алгоритми розрахунку опалення за даною методикою. Але в результаті наші клієнти були не задоволені та зверталися до нас за роз'ясненнями для них та їх жителям щодо сум у платіжках.
Працюючи з клієнтами, ми стикаємось з випадками, які вищезазначена методика не враховує. Тому цей документ є недосконалим та потребує доопрацювання. На наш погляд, такий важливий та корисний спосіб навести лад в розрахунках комунальних послуг так і залишається непрозорим та недоробленим.
Зміни у формах звітності
Кожне підприємство формує та надає у державні органи певний набір звітів за відповідний період своєї діяльності. Час від часу звітні форми змінюються, але по суті — залишаються такими ж самими. Переставляючи показники з однієї колонки в інші, чиновники вимагають надати ту саму інформацію в іншому вигляді. Це викликає авральні доопрацювання програмних комплексів, необхідність позапланових оновлень та багато інших проблем, пов’язаних із підтримкою в системах старих форматів.
Такі зміни суттєво додають роботи і без того перевантаженим бухгалтерам. Роботу будь-якого підприємства можна проаналізувати за допомогою невеликої кількості показників. Затвердження їх переліку має задовольнити найприскіпливішого державного аналітика. Дві - три звітні форми для різних державних органів мають повністю задовольнити апетити Держави та поставити крапку в постійному марафоні подання звітів.
Складність інтеграції та взаємодії
Автоматизація процесів обліку сучасного комунального підприємства пов’язана із необхідністю співпрацювати з багатьма партнерськими організаціями. Наприклад, для організації зручної та прозорої системи оплат, потрібна інтеграція з банківськими установами та платіжними системами.
Технічні особливості обміну інформацією з фінансовими установами на багато складніші та не обмежуються лише отриманням банківських виписок із системи клієнт-банк. Це знаходиться за межами можливостей співробітників комунальних підприємств.
Крім того, робота з банківськими виписками час від часу викликає серйозні проблеми. З цього приводу на наш запит НБУ роз’яснив, що не існує єдиного встановленого формату виписок та протоколів обміну інформацією з банками. Це означає, що кожна фінансова установа може на свій розсуд вносити зміни в формати, призначені для обміну даними. Отже, в будь-який час інформація з банківської виписки може перестати завантажуватись у вашу систему обліку через зміни, проведені банком без попередження. Як наслідок, розробникам систем обліку доведеться терміново оновлювати функціонал, який враховуватиме ці зміни та дозволить клієнтам користуватись системою як і раніше.
Окремим викликом для бухгалтера є рознесення на особові рахунки отриманих оплат.
Більшість жителів користуються банківськими установами, що не надають детальної інформації по оплаті. Тобто вони надають певну інформацію в призначенні платежу, що надходить у банківську виписку, але скористатись нею для автоматизації процесу неможливо.
Уявіть, житель сплатив 150 гривень: 100 грн — за утримання будинку, а 50 - за вивіз сміття. В банківській виписці буде сума 150 гривень. І якщо вам пощастить — призначення платежу буде містити номер особового рахунку. Перед бухгалтером постає питання: яким чином розподілити суму між двома статтями нарахувань?
Ще один цікавий момент: за нашими спостереженнями велика кількість оплат не збігається з сумою, виставленою у квитанції. Це виникає з декількох причин, зокрема через те, що, навіть сплачуючи онлайн, люди округлюють суми до гривні, щоб позбутись оплати копійок.
В нашій системі ми запровадили розумний алгоритм, який, аналізуючи баланс особового рахунку та останні нарахування, розподіляє суми за декількома статтями нарахування.
Але як показує наш досвід — випадків, які суттєво впливають на розподіл оплат, значно більше. Зараз не існує точних вказівок та єдиного стандарту, як розподіляти суму оплат.
У результаті можемо сказати, що проблему автоматизації процесів обліку комунальних підприємств вирішують сам на сам розробники програмного забезпечення разом із невеликою кількістю зацікавлених у прогресі комунальних підприємств. На жаль, без Державної підтримки, яка була б дуже доречна.
Наостанок
- З нашого досвіду та досвіду наших клієнтів, які змогли налаштувати ефективну роботу та автоматизувати процеси обліку, можемо дати наступні поради для керівників підприємств комунального сектору.
- Піклуйтесь про прозорість відносин з мешканцями
- Аналізуйте можливі наслідки тих чи інших рішень щодо впровадження нових способів нарахувань.
- Не використовуйте готівкові розрахунки
- Обирайте сучасні інструменти для обліку. Перебудуйте процеси таким чином, щоб автоматизувати більшість ручних операцій.
- Витрачайте час на дійсно важливі речі та не чекайте сторонньої допомоги.
- Спрощуйте процеси та доручайте їх позаштатним фахівцям.
Кирило Захаренков, керівник розробки Мій Дім Online, спеціально для ІА "Україна Комунальна"
.gif)
