Сложности автоматизации учета коммунальных предприятий

Хотя на дворе 21 тысячелетие, но немало коммунальных предприятий продолжают вести учет в бумажных книгах тратя много времени на расчеты, поиск необходимой информации и исправления неизбежных ошибок. Команда Мой Дом Online, опираясь на опыт своих пользователей, попыталась разобраться, почему в сфере коммунального хозяйства редко применяются специализированные программы для автоматизации учета.

Недоверие к облачным сервисам

Сейчас разработчики чаще создают облачное программное обеспечение, вместо программ, которые необходимо устанавливать на свой компьютер. С продуктами, выполняют вычисления в облаке, пользователь может работать с любого места, где есть доступ к интернету. Такие программы более унифицированы, потому должны удовлетворять потребности многих заказчиков одновременно. Они быстро обновляются и исправляют ошибки. Поскольку вычисления происходят на сервере разработчика, а не на компьютере пользователя, для работы нужны "легкие" устройства, такие как: планшеты, недорогие компьютеры, даже телефоны.

К сожалению, преимущества таких решений не всегда очевидны для рядовых пользователей. Руководители коммунальных предприятий верят мифам, боятся потерять данные и контроль над ними. На самом деле, отдавая данные в облако, вы доверяете их профессиональной команде, которая заботится о физической защите от потери и кражи ваших данных. Сколько печальных историй о том, как глава коттеджного городка исчезал вместе с деньгами и документами, а новая команда безуспешно пыталась восстановить утраченную информацию. Когда были повреждены жесткий диск или похищены компьютер, и поэтому предприятие не может свести концы с концами в начислениях.

Поэтому, по нашему мнению, недоверие к облачным сервисам является следствием элементарного не желание разобраться в преимуществах и недостатках такого решения.

Компьютерная грамотность работников, саботаж прогресса

Любые изменения вызывают сопротивление — ведь новому нужно учиться. На это нужно время. Да еще и повседневную работу никто не отменяет. Работник может быть экспертом своего дела, но уровень его компьютерной грамотности часто не является достаточным для работы с новейшими технологиями. Поэтому, в начале освоения новых процессов требует двойных усилий. И как результат — повышение эффективности и удобство в будущем.

Руководители это понимают. Но решение о внедрении новейших технологий они принимают на основе отзывов работников, которые должны эти технологии осваивать. Они негативно воспринимают все изменения, требующие от них активных действий.

К тому же работники боятся: если компьютер будет выполнять работу двух или трех работников, то это приведет к увольнению людей. Люди воспринимают это как личную опасность и дают руководителю отрицательный отзыв. Вместо того чтобы успокоить людей и гарантировать им комфортные условия труда, выделить время на обучение, руководитель отказывается от перестройки устаревшего средневекового процесса. Воз остается на месте.

Ложная экономия

К сожалению, в Украине люди привыкли не платить за программное обеспечение. Расходы в одну тысячу гривен в месяц на современную систему учета — мизерные для предприятия, предоставляющего коммунальные услуги на сотни тысяч. Несмотря на то, что эти средства все равно платят конечные пользователи услуг, то есть жители, предприятия упорно не хотят автоматизировать учет. Повышение суммы квитанции для каждого отдельного потребителя на гривну или две вызывает невероятное сопротивление.

Многие наши клиенты жалуются на задолженность населения и нехватки средств на оплату специализированного программного обеспечения. В то же время они не делают никаких активных шагов, чтобы изменить ситуацию. Исследовав статистику, мы выяснили, что долги жителей снижается минимум на 20% в первый месяц после того, как предприятие создает для них удобные и прозрачные условия для оплаты. Когда жители понимают за что они платят, и не тратят много времени на очереди в кассах, уровень оплат существенно повышается. Один из наших клиентов — садовое общество — решало вопрос с задолженностью после того, как перестало собирать наличные средства, дало возможность платить через терминалы и ввело личные кабинеты жителей для проверки своих квитанций.

Отсутствие единых рекомендаций и подходов к расчетам, прозрачность методов начисления

ОСМД руководствуется решениями общего собрания совладельцев. Часто на таких собраниях придумывают неоправданно сложные правила начисления взносов. При этом никто из владельцев не анализирует, как выполнять такие расчеты, какие будут последствия, что получит объединение в результате их введения.

Например, один из наших клиентов ввел начисления пени, зависела также от учетной ставки НБУ. Начисление пени само по себе не является простой задачей. А ставка НБУ может изменяться в течение года. Представьте количество переменных, которые нужно безошибочно учесть для такого расчета пени!

Государство также не отстает в вопросе путаницы. 22 ноября 2018 Министерство регионального развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Украины Приказом № 315 утвердило "МетОдиком распределения между потребителями объемов потребленных в здании коммунальных услуг ". Это была неплохая попытка ввести единый стандарт начислений. С точки зрения физики, описаны в документе процессы выглядят логичными. Однако методика не содержит примеров расчета, которые могли бы помочь бухгалтерам. А главное — она ​​очень сложна для понимания, как для работников коммунального хозяйства, так и для жителя.

В конце 2019 мы запрограммировали в нашей системе некоторые алгоритмы расчета отопления по данной методике. Но в результате наши клиенты были недовольны и обращались к нам за разъяснениями для них и их жителям о суммах в платежках.

Работая с клиентами, мы сталкиваемся со случаями, которые вышеупомянутая методика не учитывает. Поэтому этот документ несовершенен и требует доработки. На наш взгляд, такой важный и полезный способ навести порядок в расчетах коммунальных услуг так и остается непрозрачным и недоделанным.

Изменения в формах отчетности

Каждое предприятие формирует и предоставляет в государственные органы определенный набор отчетов за соответствующий период своей деятельности. Время от времени отчетные формы меняются, но по сути — остаются такими же. Переставляя показатели из одной колонки в другие, чиновники требуют предоставить ту же информацию в другом виде. Это вызывает авральные доработки программных комплексов, необходимость внеплановых обновлений и много других проблем, связанных с поддержкой в ​​системах старых форматов.

Такие изменения существенно добавляют работы и без того перегруженным бухгалтерам. Работу любого предприятия можно проанализировать с помощью небольшого количества показателей. Утверждение их перечня должно удовлетворить самого придирчивого государственного аналитика. Две — три отчетные формы для различных государственных органов должны полностью удовлетворить аппетиты государства и поставить точку в постоянном марафоне представления отчетов.

Сложность интеграции и взаимодействия

Автоматизация процессов учета современного коммунального предприятия связана с необходимостью сотрудничать со многими партнерскими организациями. Например, для организации удобной и прозрачной системы оплат, нужна интеграция с банковскими учреждениями и платежными системами.

Технические особенности обмена информацией с финансовыми учреждениями на многие сложные и не ограничиваются только получением банковских выписок из системы клиент-банк. Это находится за пределами возможностей сотрудников коммунальных предприятий.

Кроме того, работа с банковскими выписками время от времени вызывает серьезные проблемы. По этому поводу на наш запрос НБУ разъяснил, что не существует единого установленного формата выписок и протоколов обмена информацией с банками. Это означает, что каждый финансовое учреждение может по своему усмотрению вносить изменения в форматы, предназначенные для обмена данными. Итак, в любое время информация по банковской выписки может перестать загружаться в вашу систему учета через изменения, проведенные банком без предупреждения. Как следствие, разработчикам систем учета придется срочно обновлять функционал, который будет учитывать эти изменения и позволит клиентам пользоваться системой по-прежнему.

Отдельным вызовом для бухгалтера является разнесение на лицевые счета полученных оплат.

Большинство жителей пользуются банковскими учреждениями, не предоставляют детальной информации по оплате. То есть они предоставляют определенную информацию в назначении платежа, поступающего в банковскую выписку, но воспользоваться ею для автоматизации процесса невозможно.

Представьте, житель заплатил 150 гривен: 100 грн — за содержание дома, а 50 - за вывоз мусора. В банковской выписке будет сумма 150 гривен. И если вам повезет — назначение платежа будет содержать номер лицевого счета. Перед бухгалтером встает вопрос: каким образом распределить сумму между двумя статьями начислений?

Еще один интересный момент: по нашим наблюдениям большое количество оплат не совпадает с суммой, выставленной в квитанции. Это возникает по нескольким причинам, в частности из-за того, что, даже платя онлайн, люди округляют суммы к гривне, чтобы избавиться оплаты копеек.

В нашей системе мы ввели умный алгоритм, который, анализируя баланс лицевого счета и последние начисления, распределяет суммы по нескольким статьям начисления.

Но как показывает наш опыт — случаев, которые существенно влияют на распределение оплат, значительно больше. Сейчас не существует точных указаний и единого стандарта, как распределять сумму оплат.

В результате можем сказать, что проблема автоматизации процессов учета коммунальных предприятий решают один на один разработчики программного обеспечения вместе с небольшим количеством заинтересованных в прогрессе коммунальных предприятий. К сожалению, без государственной поддержки, которая была бы очень уместна.

Напоследок

Кирилл Захаренков, руководитель разработки Мой Дом Online, специально для ИА "Украина Коммунальная"